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Der Gemeinderat der Gemeinde Aitrach hat am 28.07.2025 beschlossen, dass der Standesamtsbezirk Aitrach zum 30.06.2026 aufgehoben wird und am 01.07.2026 der Beitritt zum Standesamtsbezirk Leutkirch im Allgäu erfolgt.

Aitrach, 01.09.2025
gez.
Thomas Kellenberger
Bürgermeister

über die Bildung eines einheitlichen Standesamtsbezirks und die Übertragung der Aufgaben des Standesamts

zwischen

der Großen Kreisstadt Leutkirch im Allgäu
vertreten durch Oberbürgermeister Hans-Jörg Henle

und

der Gemeinde Aitrach
vertreten durch Bürgermeister Thomas Kellenberger

§ 1
Zweck

Die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu und die Gemeinde Aitrach vereinbaren die Bildung eines einheitlichen Standesamtsbezirks mit einem gemeinsamen Standesamt gemäß § 3 des Ausführungsgesetzes zum Personenstandsgesetz i. V. m. § 25 Abs. 1 des Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit (GKZ) und treffen dazu eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung. Damit gehen die Aufgaben des Personenstandswesens auf die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu über.

§ 2
Name und Dienstsitz

1. Der einheitliche Standesamtsbezirk erhält die Bezeichnung Standesamtsbezirk „Leutkirch im Allgäu“.
2. Dienstsitz des Standesamts ist die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu. Das bisherige Standesamt in Aitrach inklusive des Trauzimmers wird als Außenstelle des Standesamtes Leutkirch im Allgäu gewidmet.

§ 3
Übertragung der Aufgaben und Organisation

1. Die Aufgaben des Standesamtes Aitrach werden auf das Standesamt Leutkirch im Allgäu übertragen. Die Organisation des Standesamts, die auch die Bestellung der Standesbeamten umfasst, obliegt der Großen Kreisstadt Leutkirch im Allgäu. Die Erfüllung der Aufgaben erfolgt in den Räumlichkeiten des Dienstsitzes.
2. Auf Antrag der Gemeinde Aitrach bestellt die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu geeignete Personen zu Eheschließungsstandesbeamten gemäß § 1 Abs. 4 der Verordnung zur Durchführung des Personenstandsgesetzes (PStG-DVO), die in Aitrach Trauungen durchführen.
3. Das Personal des Standesamt Leutkirch im Allgäu ist nicht verpflichtet, Trauungen in der Außenstelle in Aitrach durchzuführen. Die Durchführung von Eheschließungen in Aitrach durch die nach Abs. 2 bestellten Eheschließungsstandesbeamten bleibt hiervon unberührt.
4. Sämtliche zur Durchführung der Eheschließung in Aitrach erforderlichen Urkunden sind von der Gemeinde Aitrach auf eigene Kosten am Dienstsitz des Standesamts Leutkirch im Allgäu abzuholen und zurückzubringen. Die Rückgabe der im Rahmen der Eheschließung unterzeichneten Urkunden, muss spätestens zum darauffolgenden Werktag bis 12:00 Uhr erfolgen.

§ 4
Gebühren und Auslagen

Die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu erhebt Gebühren und Auslagen in eigener Zuständigkeit und erhält alle Einnahmen aus der Wahrnehmung der Aufgabe des Standesamtswesens im einheitlichen Bezirk.

§ 5
Entschädigung/Kostenverteilung

1. Die Gemeinde Aitrach leistet der Großen Kreisstadt Leutkirch im Allgäu für die Aufgabe im Personenstandswesen im einheitlichen Standesamtsbezirk für die nicht durch Einnahmen gedeckten Aufwendungen einen pauschalen Aufwandsersatz in Höhe von 13.978,04 € pro Kalenderjahr. Die Vertragsparteien gehen davon aus, dass die Leistungen dieses Vertrages nicht der Umsatzsteuer unterliegen. Für den Fall der Umsatzsteuerpflicht wird klargestellt, dass es sich um Nettoangaben handelt, zu denen ggbfs. die Umsatzsteuer hinzukommt.
2. Die Aufwendungen beinhalten die Personalaufwendungen der für den einheitlichen Standesamtsbezirk tätig werdenden Standesbeamten sowie die Aufwendungen des laufenden Betriebs (z.B. Kosten der EDV, Fortbildung, Büro, Fachliteratur, usw.). Die berechneten Werte beruhen auf der Verwaltungsvorschrift des Finanzministeriums über die Berücksichtigung der Verwaltungskosten insbesondere bei der Festsetzung von Gebühren und sonstigen Entgelten für die Inanspruchnahme der Landesverwaltung (VwV Kostenfestlegung). 
3. Einnahmen sind die nach dem Allgemeinen Gebührenverzeichnis für das Personenstandswesen zu erhebenden Gebühren.
4. Die Höhe des Aufwandsersatzes bzw. des Pauschalbetrags wird turnusgemäß – voraussichtlich alle zwei Jahre – an die jeweils geltende VwV Kostenfestlegung angepasst. Die Anpassung erfolgt automatisch mit Inkrafttreten der geänderten VwV.
5. Eine Neufestsetzung der Entschädigung kann durch jeden der Beteiligten jederzeit schriftlich beantragt werden, sofern eine wesentliche Veränderung der maßgeblichen Grundlagen eingetreten ist.
6. Sollte im Rahmen der Übernahme der Personenstandsbücher oder -register ein Berichtigungsaufwand anfallen, wird der Gemeinde Aitrach dieser Aufwand auf Nachweis in Höhe der jeweiligen Verrechnungssätze nach der VwV-Kostenfestlegung des Finanzministeriums von der Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu in Rechnung gestellt.

§ 6
Übergabe von Registern, Daten und Akten

1. Das Standesamt Leutkirch im Allgäu übernimmt alle elektronischen und in Papierform geführten Personenstandsregister innerhalb der in § 5 des Personenstandsgesetzes (PStG) genannten Fortführungsfristen einschließlich sämtlicher laufenden Akten und Daten der Gemeinde Aitrach. Ferner stellt die Gemeinde Aitrach dem Standesamt die in den Datenverarbeitungsprogrammen enthaltenen Daten zur Verfügung. Sofern die Daten nicht selbst vorgehalten werden, sorgen die Beteiligte dafür, dass die Daten dem Standesamt zur Verfügung gestellt werden.
2. Die Übergabe und Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen
3. Die nicht mehr fortgeführten Personenstands- und Sicherungsregister nach § 5 Abs. 5 PStG, die nach § 7 Abs. 3 PStG zu Archivgut wurden bzw. künftig werden, verbleiben in den Gemeindearchiven der beteiligten Gemeinde.

§ 7
Laufzeit und Kündigung

1. Die Vereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
2. Beide Vertragsparteien können jeweils zum Jahresende, mit zweijähriger Kündigungsfrist, die Vereinbarung aufkündigen. Die Kündigung hat schriftlich zu erfolgen. Die Bestellung für den einheitlichen Standesamtsbezirk ist aufzuheben.

§ 8
Aufnahme weiterer Gemeinden in den einheitlichen Standesamtsbezirk

Die Große Kreisstadt Leutkirch ist berechtigt, weitere Gemeinden in den einheitlichen Standesamtsbezirk durch Ergänzung dieser Vereinbarung aufzunehmen. § 4 dieser Vereinbarung ist dabei anzupassen. Alle beteiligten Gemeinden sind vorher anzuhören.

§9
Schriftform

Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform und einer vorherigen Beschlussfassung der Vertretungskörperschaften der Vereinbarungspartner (§ 25 Abs. 4 i. V. m. § 28 Abs. 2 GemO BW). Sie bedürfen der Genehmigung der zuständigen Aufsichtsbehörden.

§ 10
Inkrafttreten

1. Die Bildung, Änderung und Aufhebung des gemeinsamen Standesamtsbezirks Leutkirch im Allgäu sowie den entsprechenden Genehmigungen nach § 25 Abs. 4 GKZ sind von den beteiligten Gemeinden in ihren amtlichen Bekanntmachungsorganen zu veröffentlichen und durch die Große Kreisstadt Leutkirch im Allgäu der Fachaufsichtsbehörde mitzuteilen.
2. Die Vereinbarung über den einheitlichen Standesamtsbezirk wird am 01.07.2026 wirksam.

§11
Salvatorische Klausel

Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung sowie andere Vereinbarungen, die den Inhalt dieser Vereinbarung berühren, bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein, wird dadurch deren Gültigkeit insgesamt nicht berührt, wenn anzunehmen ist, dass die Beteiligten die Vereinbarung auch ohne diese Bestimmungen geschlossen hätten. Unwirksame Bestimmungen sind im Sinne des Zwecks der Vereinbarung auszulegen oder zu ergänzen. Das gleiche gilt für regelungsbedürftige Lücken.

§12
Ausfertigungen

Jeder Vertragspartner sowie die zuständigen Aufsichtsbehörden erhalten eine Ausfertigung.
 

Genehmigungsvermerk:

Das Regierungspräsidium Tübingen hat mit Schreiben vom 28.08.2025 die vorliegende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Zusammenlegung der Standesämter gemäß § 25 Abs. 5 in Verbindung mit § 28 Abs. 2 Nr. 2 des Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit (GKZ) genehmigt.